In der Ver­gan­gen­heit gab es für Unter­nehmen im Wesent­li­chen zwei Auf­be­wah­rungs­fristen. Für wich­tige Unter­lagen wie z. B. Bilanzen, Inven­tare, Steu­er­erklä­rungen galt eine 10-jäh­rige Auf­be­wah­rungs­frist. Für z. B. Geschäfts­briefe, Lohn­un­ter­lagen und ähn­liche Unter­lagen galt eine 6‑jährige Auf­be­wah­rungs­frist.

Zum 1.1.2025 wurde dann durch das 4. Büro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz zusätz­lich eine 8‑jährige Auf­be­wah­rungs­frist ein­ge­führt, und zwar für Belege wie Rech­nungen und Quit­tungen.

Die Bun­des­re­gie­rung hat nun am 6.8.2025 beschlossen, die Ver­kür­zung der Auf­be­wah­rungs­fristen für Banken, Ver­si­che­rungen und Wert­pa­pier­in­sti­tute bei Buchungs­be­legen dau­er­haft wieder auf 10 Jahre aus­zu­weiten. Hin­ter­grund ist, dass Buchungs­be­legen eine wich­tige Funk­tion im Rahmen der Auf­klä­rung von Steu­er­hin­ter­zie­hung und Beweis­funk­tion im Rahmen der Schwarz­ar­beits­be­kämp­fung zukommt. Diese Belege können daher eine Kon­troll­funk­tion auch bei Unter­nehmen erfüllen, selbst, wenn bei diesen die 8‑jährige Auf­be­wah­rungs­frist bereits abge­laufen ist. Die beab­sich­tigte Geset­zes­än­de­rung ist im Gesetz­ent­wurf zur Moder­ni­sie­rung und Digi­ta­li­sie­rung der Schwarz­ar­beits­be­kämp­fung ent­halten. Dieses wurde jedoch nicht ver­ab­schiedet.

Betrof­fene sollten sich steu­er­lich beraten lassen, ob an der bis­he­rigen Auf­be­wah­rungs­praxis etwas geän­dert werden soll.