Ermög­li­chen in Deutsch­land ansäs­sige Unter­nehmen ihrer Beleg­schaft das kurz­fris­tige mobile Arbeiten aus dem Aus­land, auch Work­a­tion genannt, ist dies für viele Job­su­chende eines von meh­reren Kri­te­rien, sich für oder gegen eine Arbeits­auf­nahme in dem betref­fenden Unter­nehmen oder für einen Job­wechsel zu ent­scheiden. Mitt­ler­weile erwarten laut einer Work­a­tion-Studie deut­lich mehr als die Hälfte der Beschäf­tigten von ihren Arbeit­ge­bern, dass mobiles Arbeiten nicht nur im Inland, son­dern auch aus dem Aus­land ermög­licht wird.

Gleich­wohl sind sowohl die Unter­nehmen als auch die Beschäf­tigten oft nicht hin­rei­chend über die recht­li­chen und steu­er­li­chen Vor­aus­set­zungen und Folgen infor­miert. In den Arbeits­ver­trägen und Zusatz­ver­ein­ba­rungen finden sich häufig keine rechts­si­cheren Ver­ein­ba­rungen.  

Deut­lich defi­nierte Rege­lungen sind allein aus Haf­tungs­gründen sehr wichtig. Die Unter­nehmen sollten daher steuer‑, arbeits- und sozi­al­ver­si­che­rungs­recht­liche Rege­lungen vorab prüfen bzw. prüfen lassen. Work­a­tion ist deut­lich abzu­grenzen von einer dau­er­haften Tätig­keit im Aus­land für das Unter­nehmen, aber auch die Arbeit in einer aus­län­di­schen Nie­der­las­sung eines deut­schen Unter­neh­mens stellt keine Work­a­tion dar.

Fol­gende Punkte sollten vorab geklärt bzw. ver­trag­lich ver­ein­bart werden:

• Inner­be­trieb­liche Rege­lungen sollten klar­stellen, welche Beschäf­ti­gungs­gruppen das Work­a­tion-Angebot nutzen können.
• Bei einer vor­über­ge­henden Work­a­tion bis zu 4 Wochen gilt deut­sches Arbeits­recht, Fei­er­tage am Arbeitsort gelten auch für den Beschäf­tigten.
• Bei einer länger als 4 Wochen andau­ernden Work­a­tion muss das Unter­nehmen den Beschäf­tigten einen schrift­li­chen Nach­weis hier­über sowie wei­tere Angaben aus­hän­digen, z. B. über die Dauer des Auf­ent­halts und die Wäh­rung, in der das Arbeits­ent­gelt gezahlt wird (Nach­weis­ge­setz).
• Bei einer mehr als 6 Monate andau­ernden Work­a­tion gilt das Arbeits­recht des Work­a­tion-Landes im Hin­blick auf Ent­loh­nung, Kün­di­gungs­fristen, Arbeits­zeiten und Urlaubs­an­sprüche.
• Län­gere Work­a­tion in Nicht-EU-Län­dern führen i. d. R. zur Not­wen­dig­keit eines Visums, ein Tou­ris­ten­visum ist nicht aus­rei­chend. Ggf. ist ein Arbeits- oder spe­zi­elles Work­a­ti­ons­visum zu bean­tragen, wel­ches es in einigen Län­dern bereits gibt.

Ach­tung: Wer ohne Arbeits­er­laubnis arbeitet, gilt als illegal beschäf­tigt, kann ggf. aus­ge­wiesen und mit Ein­rei­se­ver­boten belegt werden. Für den Arbeit­geber kann ein der­ar­tiges Vor­gehen zu einer Gewer­be­un­ter­sa­gung mit hohen Buß­gel­dern führen.

• Inner­halb der EU, der EWR und der Schweiz können Beschäf­tigte sich zu Arbeits­zwe­cken unein­ge­schränkt auf­halten. Ein Visum wird nicht benö­tigt. Aller­dings sind in den meisten Län­dern Melde- oder Regis­trier­pflichten zu beachten.
• Wer max. 183 Tage im Jahr im Aus­land arbeitet, bleibt in Deutsch­land unbe­schränkt steu­er­pflichtig, bei län­gerem Auf­ent­halt ent­steht die Steu­er­pflicht im Aus­land.
• Dauert eine Work­a­tion länger als 4 Wochen, muss ins­be­son­dere der Arbeit­geber arbeits- und steu­er­recht­liche Folgen beachten. Hier­über sollte der Arbeit­geber sich auch immer selbst­ständig infor­mieren.

Die Beach­tung der sozi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Vor­aus­set­zungen und Folgen sind eben­falls wichtig.

• Bei einer Work­a­tion im Dritt­land – außer­halb der EU – muss geprüft werden, ob zwi­schen Deutsch­land und dem jewei­ligen Staat ein Sozi­al­ver­si­che­rungs­ab­kommen besteht. Diese Infor­ma­tion sollte recht­zeitig ein­ge­holt werden. Bera­tung bzw. Rück­sprache mit einer Fach­kraft in Aus­lands­ent­sen­dungs­fragen ist hier hilf­reich.
• Bei einer Work­a­tion inner­halb der EU, EWR oder Schweiz benö­tigt der Arbeit­nehmer eine sog. A1-Beschei­ni­gung, die dem Nach­weis der Ver­si­che­rungs­zu­ge­hö­rig­keit dient und elek­tro­nisch vom Arbeit­geber oder Arbeit­nehmer bean­tragt werden kann.
• Zu beachten ist, dass auch Grenz­gänger seit 2025 eine solche A1-Beschei­ni­gung benö­tigen, selbst wenn keine Work­a­tion statt­findet.

Wenn ein Arbeit­geber einer Work­a­tion im EU-Aus­land zustimmt, gilt dieser Umstand sozi­al­ver­si­che­rungs­recht­lich als Ent­sen­dung. Der Arbeit­geber ver­pflichtet sich damit, für das Bestehen eines Kran­ken­ver­si­che­rungs­schutzes seiner Mit­ar­beiter und der mit­rei­senden Fami­li­en­an­ge­hö­rigen zu haften bzw. dafür Sorge zu tragen, dass dieser besteht.

Die vor­über­ge­hende Ent­sen­dung eines Mit­ar­bei­ters aus Deutsch­land im Auf­trag des inlän­di­schen Unter­neh­mens in das euro­päi­sche Aus­land muss im Voraus zeit­lich befristet sein. Das Ent­gelt muss in Deutsch­land abge­rechnet werden. Eine Aus­lands­ent­sen­dung liegt nicht vor, wenn die ent­sandte Person im Aus­land lebt und von einem deut­schen Unter­nehmen für eine Tätig­keit in ihrem Hei­mat­staat oder einem anderen Land ein­ge­stellt wird. Die Person darf vor der Tätig­keit nicht in Deutsch­land beschäf­tigt gewesen sein oder zuvor in Deutsch­land ihren Wohn­sitz oder gewöhn­li­chen Auf­ent­halt gehabt haben.