Die unent­gelt­liche oder ver­bil­ligte Über­las­sung eines PKW durch einen Arbeit­geber an ange­stellte Geschäfts­führer oder Mit­ar­beiter auch zu pri­vaten Zwe­cken führt beim Nut­zenden zu einem sog. geld­werten Vor­teil. Der Begüns­tigte erspart sich Auf­wen­dungen, die er durch Anschaf­fung und Unter­hal­tung eines Fahr­zeugs ansonsten hätte. Daher wird das Gehalt bzw. der Lohn des Mit­ar­bei­ters fiktiv um den Nut­zungs­vor­teil erhöht, mit der Folge, dass höhere Ein­kom­men­steuer sowie ggf. höhere Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­träge, Kir­chen­steuer und Soli­da­ri­täts­zu­schlag vom Mit­ar­beiter zu zahlen sind.

Die Berech­nung des geld­werten Vor­teils erfolgt oft über die sog. Ver­ein­fa­chungs­regel.  Hierbei hängt die Bemes­sungs­grund­lage vom Brut­to­lis­ten­preis ab und davon, ob ein Elek­tro­fahr­zeug oder eines mit Ver­bren­nungs­motor zur Ver­fü­gung gestellt wird.

Wird von der Ver­ein­fa­chungs­regel Gebrauch gemacht, muss keine Auf­zeich­nung über die ein­zelnen Fahrten mit dem Fahr­zeug erfolgen; bei hohen Brut­to­lis­ten­preisen oder geringer pri­vater Fahr­zeug­nut­zung kann dies sehr kost­spielig werden.

Alter­nativ kann ein Fahr­ten­buch geführt werden, in dem alle Fahrten doku­men­tiert werden müssen, was sich wirt­schaft­lich lohnen kann. Ent­scheiden sich Unter­nehmen und Mit­ar­beiter für die Auf­zeich­nung, werden die Kosten für das Fahr­zeug ent­spre­chend der betrieb­lich und privat ver­an­lassten Fahrten nach Kilo­me­tern auf­ge­teilt und dem Mit­ar­beiter die Kosten der privat ver­an­lassten Fahrten ein­schließ­lich eines Zuschlags für die Wege zwi­schen Woh­nung und Arbeits­stätte als geld­werter Vor­teil zuge­rechnet. Das Risiko eines nicht ord­nungs­gemäß geführten Fahr­ten­buchs liegt beim Unter­nehmen bzw. beim nut­zenden Mit­ar­beiter.

Zuneh­mend werden elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher geführt. Das Finanz­ge­richt Düs­sel­dorf hat mit Urteil vom 24.11.2023 (3 K 1887/​22 H(L)) erneut fest­ge­stellt, dass Ein­tra­gungen nicht erst Tage oder Wochen nach den Fahrten erfolgen dürfen, auch nicht auf Notiz­zet­teln, von denen dann erst später eine Über­tra­gung in ein manu­elles oder elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch erfolgt.

Der Bun­des­fi­nanzhof (BFH) hat durch Beschluss vom 12.1.2024 (XI B 37/​23) erneut bestä­tigt, dass eine Datei, in der die Inhalte von hand­schrift­lich fest­ge­hal­tenen Fahrten ein­ge­tragen werden, nur dann ein elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch dar­stellt, wenn nach­träg­liche Ver­än­de­rungen direkt in der Datei ein­schließ­lich Datum und Uhr­zeit ersicht­lich sind.
Ach­tung: Eine ein­fache Word- oder Excel-Datei würde dem­nach nicht aus­rei­chen.