Die elek­tro­ni­sche Rech­nung im B2B-Sektor (Geschäfts­be­zie­hungen zwi­schen zwei oder mehr Unter­nehmen) soll ab dem 1.1.2025 Pflicht werden, sofern der leis­tende Unter­nehmer und der Leis­tungs­emp­fänger im Inland ansässig sind.

Rege­lungen dazu finden sich im aktu­ellen Geset­zes­ent­wurf des Wachs­tums­chan­cen­ge­setzes. Ab dem 1.1.2025 wird eine E‑Rechnung defi­niert als Rech­nung, die in einem struk­tu­rierten elek­tro­ni­schen Format aus­ge­stellt, über­mit­telt und emp­fangen wird und eine elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermög­licht. Sie muss der euro­päi­schen Norm für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung (Norm EN16931) und der Liste der ent­spre­chenden Syn­taxen gemäß der Richt­linie 2014/​55/​EU ent­spre­chen.

Bei­spiele für For­mate, die diesen Anfor­de­rungen ent­spre­chen, sind die XRech­nung und das hybride ZUGFeRD-Format, wel­ches eine Kom­bi­na­tion aus PDF-Doku­ment und XML-Datei dar­stellt. Durch die Defi­ni­ti­ons­än­de­rung gilt eine ein­fache PDF-Rech­nung, die per Mail ver­sendet wurde, ab dem 1.1.2025 nicht mehr als elek­tro­ni­sche Rech­nung.

Auf­grund des hohen Umset­zungs­auf­wands für die deut­sche Wirt­schaft sieht der Gesetz­geber Über­gangs­re­ge­lungen für die Jahre 2025 bis 2027 vor. Bis Ende 2025 dürfen B2B-Umsätze aus 2025 wei­terhin als Papier­rech­nung über­mit­telt werden, sowie elek­tro­ni­sche Rech­nungen nach alter Defi­ni­tion mit Zustim­mung des Rech­nungs­emp­fän­gers. Im Zeit­raum 2026 bleiben die Rege­lungen gleich, mit der zusätz­li­chen Vor­aus­set­zung, dass der Rech­nungs­steller einen maxi­malen Vor­jah­res­um­satz von 800.000 € erwirt­schaftet hat.

Ab 2027 werden Papier­rech­nungen grund­sätz­lich unzu­lässig. Ab 2028 sind dann aus­schließ­lich Rech­nungen, die den neuen gesetz­li­chen Rege­lungen ent­spre­chen, erlaubt. Auf­grund des hohen Umset­zungs­auf­wandes emp­fiehlt sich eine zeit­nahe Imple­men­tie­rung der nötigen Umset­zungs­struk­turen.