Steu­er­liche Iden­ti­fi­ka­ti­ons­nummer ab 2023 ver­pflich­tend für Lohn­steu­er­be­schei­ni­gungen

Mit Beginn des Ver­an­la­gungs­zeit­raums 2023 tritt eine wesent­liche Ände­rung bei der elek­tro­ni­schen Über­mitt­lung von Lohn­steu­er­be­schei­ni­gungen in Kraft, die sowohl Arbeit­geber als auch Arbeit­nehmer direkt betrifft. Das Bun­des­mi­nis­te­rium der Finanzen hat im Schreiben vom 23.1.2024 klar­ge­stellt, dass die steu­er­liche Iden­ti­fi­ka­ti­ons­nummer (IdNr.) nun zwin­gend für diesen Pro­zess erfor­der­lich ist. Diese Ände­rung folgt auf die Abschaf­fung der elek­tro­ni­schen Transfer-Iden­ti­fi­ka­tions-Nummer (eTIN) zum Ende des Jahres 2022. Hier sind die wei­teren Folgen zusam­men­ge­fasst:

  • Mit­tei­lung der IdNr. durch das Finanzamt: Falls ein Arbeit­nehmer seine IdNr. trotz Auf­for­de­rung nicht mit­teilt, hat der Arbeit­geber die Mög­lich­keit, beim zustän­digen Finanzamt für das Jahr 2022 eine Lohn­steu­er­be­schei­ni­gung ein­zu­rei­chen und dort die IdNr. des Arbeit­neh­mers zu erfragen. Dazu muss der Arbeit­geber Name, Geburts­datum und Anschrift des Arbeit­neh­mers angeben. Eine Zustim­mung des Arbeit­neh­mers ist dafür nicht erfor­der­lich.
  • Mög­lich­keit eines gene­rellen Antrags beim Finanzamt: Unab­hängig davon können Arbeit­geber die Zutei­lung oder Mit­tei­lung der steu­er­li­chen Iden­ti­fi­ka­ti­ons­nummer beim zustän­digen Finanzamt bean­tragen, sofern sie durch den Arbeit­nehmer dazu bevoll­mäch­tigt wurden.
  • Folgen bei Nicht­vor­lage der IdNr.: Wenn ein Arbeit­nehmer die IdNr. nicht vor­legt und der Arbeit­geber sie auch nicht über die beschrie­benen Wege ermit­teln kann, muss der Arbeit­geber die Lohn­steuer nach der ungüns­ti­geren Steu­er­klasse VI berechnen. Dies gilt ins­be­son­dere für bestimmte Arbeit­neh­mer­gruppen, wie etwa Betriebs­rentner, die im Aus­land leben, oder kurz­fristig Beschäf­tigte, die ihre IdNr. nicht mit­ge­teilt haben.

Aus­nahmen: Sollte der Arbeit­nehmer für das Fehlen seiner IdNr. keine Ver­ant­wor­tung tragen, bei­spiels­weise auf­grund unvor­her­ge­se­hener Umstände, oder sollten tech­ni­sche Pro­bleme die Ermitt­lung der IdNr. behin­dern, ist dem Arbeit­geber gestattet, vor­über­ge­hend für eine Dauer von bis zu drei Monaten eine geschätzte Steu­er­klasse für die Lohn­steu­er­be­rech­nung zu ver­wenden. Diese geschätzte Steu­er­klasse muss auf einer fun­dierten Schät­zung basieren, die so genau wie mög­lich der tat­säch­li­chen Steu­er­klasse des Arbeit­neh­mers ent­spricht.