In seinem Schreiben vom 14.11.2014 zu den Grund­sätzen ord­nungs­mä­ßiger Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nungen und Unter­lagen (GoBD) nimmt das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­rium auch Stel­lung zur sog. „Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion”. Danach ist für jedes Daten­ver­ar­bei­tungs­system eine über­sicht­lich geglie­derte Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion erfor­der­lich, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergeb­nisse des Ver­fah­rens voll­ständig und schlüssig ersicht­lich sind.

Nun­mehr ver­langen Betriebs­prüfer ver­mehrt eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion bei Betriebs­prü­fungen. Diese beschreibt den orga­ni­sa­to­risch und tech­nisch gewollten Pro­zess, z. B. bei elek­tro­ni­schen Doku­menten von der Ent­ste­hung der Infor­ma­tionen über die Indi­zie­rung, Ver­ar­bei­tung und Spei­che­rung, dem ein­deu­tigen Wie­der­finden und der maschi­nellen Aus­wert­bar­keit, der Absi­che­rung gegen Ver­lust und Ver­fäl­schung und der Repro­duk­tion. Sie besteht in der Regel aus einer all­ge­meinen Beschrei­bung, einer Anwen­der­do­ku­men­ta­tion, einer tech­ni­schen Sys­tem­do­ku­men­ta­tion und einer Betriebs­do­ku­men­ta­tion.

Aus der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion muss ersicht­lich sein, wie die elek­tro­ni­schen Belege erfasst, emp­fangen, ver­ar­beitet, aus­ge­geben und auf­be­wahrt werden. Die Auf­be­wah­rungs­frist für die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion ent­spricht der Auf­be­wah­rungs­frist für die Unter­lagen, zu deren Ver­ständnis sie erfor­der­lich ist.

Anmer­kung: Ist die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion unge­nü­gend oder feh­ler­haft, kann dies zum Ver­werfen der Buch­füh­rung und ent­spre­chenden Schät­zungen führen.