Ver­kür­zung der han­dels- und steu­er­recht­li­chen Auf­be­wah­rungs­fristen für Buchungs­be­lege

Die Auf­be­wah­rungs­frist beginnt mit Schluss des Kalen­der­jahres, in dem die letzte Ein­tra­gung in das Buch erfolgt, das Inventar, die Eröff­nungs­bi­lanz, der Jah­res­ab­schluss oder Lage­be­richt auf­ge­stellt, Han­dels- oder Geschäfts­briefe emp­fangen bzw. abge­sandt oder der Buchungs­beleg ent­standen ist.

Im Ein­zelnen können nach­fol­gend auf­ge­zeigte Unter­lagen nach dem 31.12.2024 ver­nichtet werden:

  • Auf­be­wah­rungs­frist 8 Jahre (ab 1.1.2025; bis 31.12.2024,
    falls 10 Jahre noch nicht abge­laufen sind)*:
    Rech­nungen und Buchungs­be­lege
  • Auf­be­wah­rungs­frist 10 Jahre (wie bisher)*:
    Bücher, Inven­tare, Bilanzen, Offene-Pos­ten-Buch­füh­rung – d.h. Bücher mit Ein­tra­gungen vor dem 1.1.2015, Bilanzen und Inven­tare, die vor dem 1.1.2015 auf­ge­stellt sind, sowie Belege mit Buch­funk­tion.
  • Auf­be­wah­rungs­frist 6 Jahre*:
    Emp­fan­gene Han­dels- und Geschäfts­briefe sowie Kopien von abge­sandten Han­dels- und Geschäfts­briefen, sons­tige Unter­lagen – d.h. Unter­lagen und Lohn­konten, die vor dem 1.1.2019 ent­standen sind.

Für Per­sonen und Gesell­schaften, die der Auf­sicht der Bun­des­an­stalt für Finanz­dienst­leis­tungs­auf­sicht (BaFin) unter­liegen, gibt es Son­der­re­ge­lungen. Die Ver­kür­zung der Auf­be­wah­rungs­fristen gilt hier erst ab dem 1.1.2026.

Bilan­zi­elle Rück­stel­lungen für die Auf­be­wah­rung von Unter­lagen sind bei kür­zeren Auf­be­wah­rungs­fristen in der Regel zu redu­zieren.

*    Dies gilt nicht, soweit Bescheide noch nicht bestands­kräftig sind bzw. Rechts­be­helfs- oder Kla­ge­ver­fahren anhängig sind oder eine Außen­prü­fung ange­kün­digt wurde.

Bitte unbe­dingt beachten: Es sollten jedoch keine Unter­lagen ohne Rück­sprache mit dem Steu­er­be­rater ver­nichtet werden.